仕事が遅くなる原因ワースト3とその対策

仕事が遅くなる原因ワースト3

1. 急な割り込みの仕事
2. 資料やメモが紛失
3. 作業手順がばらばら

１．急な割り込みの仕事

仕事が遅くなる原因の第1位は急な仕事が入って来る。これによって今している仕事の流れが強制的に中断されてしまう。切りのいいところでタイミングよく仕事が入ってくればいいが、そう都合よくいかないのが世の常。一度流れが中断されると元に戻すために時間を要する。最悪の場合、もう一度最初からデータを見直したり作業を一から段取りしなければいけなくなってしまう場合もある。

２．資料やメモが紛失

第2位、資料やメモが紛失。これはホント困る。自分の管理が悪いわけなんですが、あるはずの資料が見当たらないときは時間ばかりかかってしまう。

３．作業手順がばらばら

はじめて引き受けた仕事だと手順がわからず段取りがバラバラ、余計な時間がかかってしまう。イメージがつかめる仕事ならいいのだが、すべてがそうとは限らず手こずってしまう。

【対 策】

対策１．急な割り込み
急な割り込みの仕事が入った場合、いま行っている仕事の途中個所に付箋を貼っておく。流れがストップする以前状態に戻すために、どういう感じで進めていこうとしているか書いておく。後で見たとき思い出すことができる。

対策２．資料やメモが紛失
紙の資料の場合はそのプロジェクト専用の大きな封筒かBOXに入れておく。一か所にまとめておけばそこをさがせばいい。
電子データの場合は、ファイル名に日付を入れておく。20200601XXXXXXXX.xlsといったように。仕事がその月やその週に集中しているので、期間がわかればその周辺を検索して探し出せる。すべてのデータの中から探すより大幅に時間が短縮できる。

対策3．作業手順がばらばら
初めて引き受ける仕事はすぐに作業に取りかからず、まずイメージを膨らませてみる。全体像を書いてから作業を開始する。全体像がイメージできない状態で作業を進めると、作業途中で準備不足で再度やり直しをする羽目になったりする。