無駄な会議を減らす方法

また会議か、無駄な会議が多いな。
定例会議、これといった議題が何のに。
結論の出ない会議を長々とされて時間のムダ。

など感じたことがありませんか。
そんな悩みにお答えします。

 

無駄な会議を減らす方法

会議の本質・・・確認
メンバー・・・参加メンバーによって結果が違ってくる

 

人によって興味関心ごとが違うので、同じ議題でも結果は違ってきます。テーマとなる議題について、事前にリサーチし結果を予測します。予測が正しければ会議は確認作業で終わる、あるいは会議の必要もなくなることもあります。

アイデア出しのための会議ならいいのですが、ほとんど意見らしい意見も出ずその場限りの当たり障りのないことで終わるような会議は必要ないと思います。極力減らすべき。

そこで考えたのが、レジュメを作成し事前に配布しておくこと。レジュメと言ってもさまざまな提案やアイデアを盛り込んだものを作成します。これを関係者に配っておくと効果てき面。また、仕様内容の打ち合わせのときは、こちらから提示するようにしておく。こうすることによって時間の節約になり、問題点も明確になります。

・レジュメの準備
・仮仕様書の準備
・デザイン画の準備

何もリサーチせず準備もしないと、時間をムダにしてしまいます。特にデザインなど抽象的な表現で言われてもお互いに認識していることが違うことがあるので、参考資料として提出しておくといい。話が早く済む。効率的に作業を進めていかないと、時間ばかり経ってしまい作業が思うように進まないことが稀にあります。このようなことを避けるためにも、事前資料を出しておくといい。

ポイントはこちらから出すこと。相手に出させると作業効率を考えずに理想ばかり主張されやすいので注意が必要です。どのタイミングで出すのがいいのか、それはヒアリングの段階で出す。ヒアリングの後に出すと、イメージが違うということがあります。修正の手間がかります。作業する前に意見すり合わせをして、その後に作業に取りかかった方が断然いい。そのためにも具体的な内容を用意しておくことが重要です。

ヒアリングの前に事前情報を収集し、用意する内容を決めます。2パターンか、3パターン準備します。そしてヒアリングの時、そのなかで一番イメージに合うものを提示します。準備していた他のパターンは見せません。これはムダになりますが、その後の手間を考えると時間の節約になります。認識の共有が出来てからスタートします。後日提案は一番悪いパターンです。

 

【作業手順】

手順1：具体例作成（複数用意）
手順2：ヒアリング
手順3：提示（一番適合しているもの）
手順4：認識の共有化

極力ヒアリングの段階で具体的なイメージをまとめることがポイントです。無理な時はその時点で言うことが出来ます。後日、提案でしたときに言うと時間のムダ、何よりも相手に期待をさせてしまいます。期待をもたせておいて断るのは良くありません。今後の仕事につながりますので、スムーズな話し合いを心掛ける。

月一の定例ミーティングは止めましょう。「定例」はくせ者です。定例と聞くと義務みたいなイメージを持ってしまいがちですが、時間の浪費を招きかねません。どうしても行はなければいけないときは、他のミーティングと合わせて行うようにします。議題が明確になれば、ほとんど場合、結論が事前にわかります。結論がわからない状態で会議をしてもいい結果が出せません。

補足：会議を仕事だと思っている人がいます。スケジュール表にビッシリ書き込みがしていないと
気が済まない人は要注意です。会議をしても成果物を出さなければ売り上げになりません。より効率的に成果物を出すために何をすればいいのか、このことを忘れて会議ばかりしても何も生み出されません。

余談ですが、リモートワークのとき通話ミーティングは止めましょう。特にスカイプのような対面型は要注意。以前、フィリピンと通話ミーテイングをしたとき、気づいたら2時間近く話していたことがありました。チャットで簡潔にした方が時間の節約になります。

 

まとめ

議題がわかれば、自ずと結論は見えます。資料を作り事前配布します。これによって時間の節約になり会議そのものを極力なくしていくことにつながります。建設的な意見が出せない会議は、何も生み出しません。常に問題は何かリサーチし、テーマに従った内容の結論を準備しておくこと。